Enterprise File Sync & Share

Einer der grössten globalen Trends ist die Mobilität. Das Digitalisieren von Notizen nach einem Meeting, das Abrufen von E-Mails, das Finalisieren des Finanzberichts für den Lenkungsausschuss oder das Versenden einer Offerte an einen potentiellen Kunden während einer Zugfahrt ist heute beinahe Alltag. Dadurch entstehen sowohl Chancen als auch Risiken für Unternehmen. Für die Suche einer geeigneten EFSS Lösung sollen die Anforderungen der mobilen Arbeitskraft und die der IT Abteilung berücksichtigt werden.

Dadurch, dass sich Mitarbeiter fernab der internen Infrastruktur bewegen, werden Unternehmensdaten automatisch mobiler. Dies führt dazu, dass sich die Risiken für die verwendeten Daten erheblich vergrössern und es zusätzlichen Schutz braucht um Kundendaten oder intellektuelles Eigentum zu schützen. Zu den üblichen Risiken, gilt es sich ab dem 25. Mai 2018 auch an die neuen Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO, englisch GDPR) zu halten. Auch das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) befindet sich momentan in einer Revidierungsphase.

Neben den typischen Szenarien wie dem Geräteverlust oder Gerätediebstahl, Malware oder externen Attacken, stellt ihr Mitarbeiter eines der grössten Risiken dar. Werden die benötigten Tools für ein barrierefreies Arbeiten nicht zur Verfügung gestellt, führt dies unmittelbar dazu, dass Mitarbeiter nicht genehmigte Drittsoftware oder -dienste wie Google Drive, WeTransfer oder Dropbox nutzen. Manchmal liegt es alleine schon daran, dass ein Grössenbeschränkung beim Versand von E-Mails eingerichtet wurde. 61% der Mitarbeitenden geben an, dass sie unverschlüsselte E-Mails versendet, vertrauliche Dokumente nicht regelmässig gelöscht oder aus Versehen sensitive Daten an nicht autorisierte Personen weitergeleitet haben – so eine Studie von Ponemon.

Auch externe Parteien stellen ein Risiko dar. Viele sensitive Daten oder intellektuelles Eigentum werden während der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern, Lieferanten oder Kunden erzeugt und geteilt. Wenn eine Geschäftsbeziehung zu Ende geht, ist nicht immer vereinbart oder garantiert, dass sämtliche Daten von der Gegenpartei gelöscht werden.

Produktivität und Sicherheit in Einklang bringen

Enterprise File Share & Sync (EFSS) Lösungen, auch Content Collaboration Platforms genannt, bieten die Möglichkeit, dass Mitarbeiter eine interne Lösung haben um effizient mit Arbeitskollegen und mit externen Parteien zusammenzuarbeiten. Da immer mehr Unternehmen wie BlackBerry® (Workspaces™), Microsoft (OneDrive for Business), Google (Google Drive), Citrix (Sharefile), Axway (Axway-Syncplicity), Egnyte (Egynte Connect) oder auch Thru (Thru) Lösungen entwickelt haben, ist es schwer den Überblick zu behalten.

Um die benötigte Sicherheit Ihrer Informationen zu gewährleisten, die Produktivität aber nicht auszubremsen, gilt es einige Punkte bei der Evaluierung einer EFSS Lösung zu beachten.

Intuitive Bedienung und Erfahrung: Die User möchten benutzerfreundliche Arbeitswerkzeuge, die auf jedem Gerät eine zufriedenstellende Erfahrung ermöglichen.

Mobilität: Dokumente und Informationen sollen von überall bearbeitet werden können und jederzeit auf dem aktuellsten Stand sein. Der Zugriff soll über Webanwendungen, Desktop- oder Mobilgeräten ermöglicht werden.

Produktivität: Zugreifen, erstellen, annotieren (hervorheben, kommentieren, zeichnen, ausradieren), editieren, suchen und Filesharing soll möglich sein, um die Kommunikation zu vereinfachen und um nicht zwischen Verschiedenen Applikationen zu wechseln.

Kollaboration mit Internen und Externen: Die Mitarbeiter sollen in der Lage sein, ihre Dateien mit jedem (Intern oder Extern) jederzeit auf jedem Gerät zu teilen, ohne dabei die Visibilität oder die Kontrolle zu verlieren.

Grosse Dateien senden: Damit nicht auf Drittsoftware ausgewichen wird, sollen Mitarbeiter in der Lage sein, grosse Files mit ihren Kollegen, Partner oder Drittunternehmen auszutauschen.

File Locking: Um Versionskonflikte so gering wie möglich zu halten, sollte es den Mitarbeitern möglich sein, ein Dokument für einen Zeitraum temporär zu sperren.

Datensicherheit: Sensitive Daten sollen standardmässig verschlüsselt werden, um das Risiko der Entwendung von intellektuellem Eigentum zu minimieren.

DRM Kontrolle: Digital Right Management (DRM) soll möglichst einfach auf der Dateiebene gewährleistet werden können. Durch DRM Mechanismen sollen sowohl präventiv Dateien geschützt werden, aber auch nachträglich Rechte oder Dateien entzogen werden, auch wenn die Daten ausserhalb der internen Infrastruktur geteilt werden.

Sicherheit: Die Sicherheit soll sowohl auf dem System als auch auf der Dateiebene abgedeckt werden. Die Daten sollen im Austausch, im Ruhezustand oder bei der aktiven Benutzung verschlüsselt sein. Des Weitern soll eine nahtlose Integrierung mit bestehenden Sicherheitslösungen wie Firewalls, Intrusion Protection Systeme (IPS) oder Data Loss Prevention Systems (DLP) möglich sein.

Sichtbarkeit: Besonders für das Auditing oder bei Verdacht auf Verstösse soll es möglich sein zu prüfen, welcher User mit welchen sensitiven Daten was gemacht hat.

Flexible Implementationsmöglichkeiten: Die EFSS Lösung sollte in der Lage sein, sämtliche IT Bedürfnisse in Bezug auf das Deployment zu erfüllen: sei es in der Cloud, als Hybridlösung oder On-Premise.

Gesamtheitliche Integration: Ein modernes EFSS sollte in der Lage sein, unkompliziert in eine bestehende IT Infrastruktur eingebunden zu werden. Besonders relevant ist die Einbindung in eine Mobilitätsumgebung (MDM). Zudem ist es wichtig, dass bestehende Lösungen oder Repositories wie z.B. SharePoint, OneDrive for Business oder Windows File Shares (CIFS) eingebunden werden können um den Aufwand sowohl für die IT, als auch für die Anwender so gering wie möglich zu halten und redundante Datenbestände zu vermeiden. Standard-Authentifizierungsmechanismen wie SAML 2.0, oAuth 2.0 oder Kerberos sollen ebenfalls den ganzen Authentifizierungsprozess vereinfachen und wenn möglich wiederverwendet werden.

BlackBerry® Workspaces™

Als BlackBerry® Gold Solutions Provider setzen wir auf die EFSS Lösung von BlackBerry®. Mit dem Zukauf des israelischen Unternehmens «Confidela» bzw. Watchdox hat BlackBerry® eine etablierte Lösung auf den Markt gebracht. BlackBerry® Workspaces™ bietet eine hohe Produktivität und einen hohen Schutz durch die Expertise von BlackBerry®. Durch die erfolgreiche Zertifizierung zum «BlackBerry Workspaces Systems Integration Professional» ist die samtec GmbH Ihr idealer Partner für eine nahtlose Integration von EFSS in Ihre bestehende IT-Landschaft.